En contexto
Un entorno colaborativo es una red de trabajo al interior de las empresas con soporte de tecnologías de la Información y las comunicaciones (TIC), sustentado por modelos de comunicación y cooperación que complementan y fortalecen otros sistemas de la compañía, como los de gestión o los de producción, con el fin de desarrollar a sus profesionales y mejorar los resultados.
Por otra parte, podemos resumir la innovación como la creación o modificación de un producto, proceso o servicio y su introducción en un mercado o entorno productivo.
La evolución
Un proyecto de Entornos Colaborativos se trata de la implementación (o desarrollo) de un conjunto de soluciones tecnológicas, hoy en día basadas en ‘la nube’ y orientadas a web y móviles, que permitan ser el soporte de comunidades especializadas de profesionales, con identidad propia y retos comunes: equipos comerciales, jefes de proyecto, departamentos, directivos o mandos medios, entre otros, para los que se diseñan e implementan herramientas de comunicación y cooperación en red a la medida de sus necesidades.
Si dejamos hasta ahí, estamos hablando simplemente del estado actual en la evolución tecnológica de algo que hasta hace algún tiempo se conocía como Intranet; la cual surgió como el uso de redes privadas de computadores para centralizar la información de la compañía y ‘facilitar’ el trabajo de los colaboradores de la misma. Ese fue el punto de partida y con el advenimiento del desarrollo gráfico de Internet fue adoptando y adaptándose a los nuevos servicios, hasta llegar a entornos dinámicos de colaboración e interacción como las redes sociales.
Muchas empresas han transitado por esa evolución y han ido adquiriendo nuevos servicios y herramientas, muchas de ellas con un pequeño gran error: mantener los procesos empresariales casi idénticos, sin innovación.
La buena práctica
Si bien es cierto las TIC se deben adaptar a la compañía y no al contrario, también lo es que cada vez brindan nuevas y mejores herramientas para hacer las cosas; luego un proyecto de entornos colaborativos debería iniciar con un análisis estratégico de la compañía, orientado a analizar por qué se hacen las cosas como actualmente se hacen y preguntándose cómo se pueden mejorar mediante el uso de las nuevas herramientas disponibles. Es un trabajo de innovación dispendioso que va a garantizar que se aproveche al máximo la tecnología en función de los objetivos del negocio y no automatizando ineficiencias. Esto es válido para todas las empresas, tanto aquellas que tienen una intranet desde hace años, como para aquellas que apenas van a iniciarse en este mundo de la colaboración empresarial; al hacerlo de esta manera tendrán proyectos innovadores y participativos con bajo impacto en la adaptación al cambio, en lugar de actualizaciones impuestas que podrían generar rechazo y largos procesos de adaptación en el personal involucrado.
Los beneficios de este tipo de innovación
Aunque son muchos los beneficios, a continuación se presentan los más representativos.
- Facilitan la creación y el acceso a la ‘Memoria Empresarial’, la que deja de depender de las personas para estar disponible para toda la organización
- Promueven la formación de grupos de personas con intereses y objetivos comunes, lo que ayuda a comprometerse con los objetivos corporativos.
- Favorece la creatividad y el entusiasmo ante nuevos proyectos, permitiendo seguir la evolución de dichos proyectos y analizar cada fase de los mismos.
- Agilizan los procesos y facilitan la identificación y contactos de quienes toman las decisiones oportunas en momentos específicos.
- Permiten a los colaboradores acceder a formación cómo y cuando lo requieran, compartiendo experiencias de aprendizaje y fuentes de información.
- Permiten hacer llegar los mensajes a las personas precisas en el momento adecuado, evitando situaciones complejas y malos entendidos.
- Permiten acortar los periodos de adaptación de manera considerable, compartiendo experiencias, estrechando lazos y generando confianza.
- La interacción de los colaboradores y su forma de construir equipos informalmente permite encontrar nuevas fórmulas de organización y analizar cómo se puede mejorar la estructura actual.
- La libertad de opinión hace que los colaboradores muestren con franqueza ideas y estados de ánimo que podrían ser difíciles de detectar, permitiendo atajar problemas con anticipación y optimizar el clima laboral.
El momento para embarcarse en un proyecto de entorno colaborativo, como ocurre con todo buen proyecto de innovación, es ya; seguro que va a encontrar soluciones a su medida, teniendo en cuenta que un buen acompañamiento iniciará con un análisis del porqué de las cosas .
Artículo originalmente publicado en la
Revista Visión Mipyme de ACOPI Valle del Cauca,
Edición de septiembre de 2015, producida por Ole Wow.